Für wen sich eine Ausschreibung lohnt
Eine Ausschreibung ist nichts anderes als eine einheitliche Anfrage an mehrere Betriebe. Sie lohnt sich immer dann, wenn regelmäßig gereinigt werden soll: in Büros und Verwaltungen, Arztpraxen, Kitas, Läden und Studios oder in Wohnanlagen, für die eine Hausverwaltung die Treppenhausreinigung vergibt. Auch beim Wechsel der Reinigungsfirma hilft sie, weil Sie dann genau wissen, was der neue Betrieb leisten soll.
Öffentliche Auftraggeber müssen eigene Vergaberegeln beachten. Dieser Ratgeber richtet sich an Unternehmen, Praxen, Eigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen.
Schritt 1: Objekt und Nutzung aufnehmen
Je genauer die Angaben, desto genauer die Angebote. Halten Sie fest:
- Flächen nach Raumart: Büros, Besprechungsräume, Sanitärräume, Küchen, Flure, Treppen, Nebenräume
- Bodenbeläge, zum Beispiel Teppich, Linoleum, Fliesen, Parkett oder Naturstein
- Zahl der Arbeitsplätze bzw. Personen, die das Objekt täglich nutzen
- Nutzungszeiten und wann gereinigt werden kann, etwa abends oder früh am Morgen
- Zugang, Schlüssel oder Alarmanlage
- Besonderheiten wie Hygieneanforderungen in Praxen, empfindliche Technik oder Lagerflächen
Schritt 2: Leistungen und Intervalle festlegen
Herzstück jeder Ausschreibung ist das Leistungsverzeichnis: Es legt je Raumart fest, was wie oft gereinigt wird – etwa Sanitärräume täglich, Büros zwei- bis dreimal pro Woche, Glasflächen in eigenen Abständen. Ein Beispiel und typische Positionen finden Sie im Ratgeber zur Unterhaltsreinigung.
Planen Sie Glasreinigung, Grundreinigung und Sonderarbeiten als eigene Positionen. So sehen Sie später, welcher Betrieb wofür was berechnet.
Schritt 3: Leistungs- oder ergebnisorientiert ausschreiben
Leistungsorientiert heißt: Sie geben vor, was in welchem Intervall gemacht wird. Das ist leicht zu kontrollieren und für die meisten Büros und Praxen der übliche Weg.
Ergebnisorientiert heißt: Sie beschreiben den Zustand, der erreicht werden soll, und der Betrieb plant die Arbeit selbst. Das ist flexibler, braucht aber klare Qualitätskriterien und regelmäßige Kontrollen.
Schritt 4: Betriebe anfragen und Besichtigung anbieten
Fragen Sie mehrere Betriebe mit denselben Unterlagen an und nennen Sie allen dieselbe Frist. Bieten Sie eine Besichtigung an: Erst vor Ort sehen Betriebe Wege, Beläge und Verschmutzung und können die benötigte Zeit seriös schätzen. Angebote ohne Besichtigung sind bei größeren Objekten oft ungenau.
Schritt 5: Angebote vergleichen
Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis. Wichtiger ist, ob die Kalkulation zur Leistung passt:
- Wie viele Reinigungsstunden pro Woche sind eingeplant, und passt das zur Fläche?
- Liegt der Stundenpreis plausibel über dem Mindestlohn der Gebäudereinigung? Sehr niedrige Preise gehen oft zulasten der Zeit vor Ort.
- Sind Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial wie Papier und Seife sowie Maschinen enthalten?
- Wie sind Vertretung bei Urlaub und Krankheit, Qualitätskontrollen und ein fester Ansprechpartner geregelt?
- Besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung, auch für Schlüsselverlust?
Schritt 6: Den Vertrag sauber regeln
Bevor Sie unterschreiben, sollten diese Punkte schriftlich geklärt sein:
- Leistungsverzeichnis als Anlage zum Vertrag
- Laufzeit, Kündigungsfrist und gegebenenfalls eine Probezeit
- Wie Mängel gemeldet und nachgebessert werden, zum Beispiel über ein Reinigungsprotokoll
- Schlüsselübergabe und Haftung bei Verlust
- Ob und wie sich der Preis ändert, wenn der Mindestlohn steigt
Wenn Sie die Reinigungsfirma wechseln
Prüfen Sie zuerst Laufzeit und Kündigungsfrist im bestehenden Vertrag und kündigen Sie schriftlich. Planen Sie die Ausschreibung so, dass der neue Betrieb nahtlos übernehmen kann, und regeln Sie die Rückgabe aller Schlüssel. Hilfreich ist eine kurze Liste, was bisher nicht gut lief – so können Sie genau diese Punkte im neuen Leistungsverzeichnis festhalten.
Checkliste: Diese Angaben braucht jeder Betrieb
Mit diesen Angaben kann ein Betrieb ein erstes Angebot machen; Details klärt die Besichtigung.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Objektart und Adresse | Büro, 2. OG, München-Laim |
| Fläche nach Raumart | Büros, Sanitärräume, Küche, Flure |
| Bodenbeläge | Teppich in Büros, Fliesen in Sanitärräumen |
| Intervall | Sanitärräume täglich, Büros zweimal pro Woche |
| Reinigungszeiten | werktags ab 18 Uhr |
| Zusatzleistungen | Fenster vierteljährlich, Grundreinigung einmal im Jahr |
| Beginn und Laufzeit | ab Januar, unbefristet |
Ausschreibung über Isar-Klar
Wenn Ihr Objekt in München oder im Umland liegt, können Sie die Angaben auch einmal über unser Anfrageformular schicken. Wir klären offene Punkte mit Ihnen und stellen die Anfrage passenden Reinigungsbetrieben aus unserem Netzwerk vor – zunächst ohne Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten. Das Angebot kommt direkt vom Betrieb.
Häufige Fragen
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Mehrere, damit Sie Preise und Leistungen vergleichen können. Wichtiger als die Zahl ist, dass alle Betriebe dieselben Unterlagen bekommen.
Muss ein Reinigungsbetrieb das Objekt vorher besichtigen?
Bei regelmäßiger Reinigung ist eine Besichtigung sehr sinnvoll. Erst vor Ort lässt sich die benötigte Zeit realistisch einschätzen, und das Angebot wird genauer.
Was gehört in eine Ausschreibung für die Gebäudereinigung?
Objektart, Flächen nach Raumart, Bodenbeläge, gewünschte Intervalle, Reinigungszeiten, Zusatzleistungen wie Fenster oder Grundreinigung sowie Beginn und Laufzeit.
Wie vergleiche ich Reinigungsangebote richtig?
Achten Sie auf die eingeplanten Stunden pro Woche, ob Material enthalten ist, wie Vertretung und Kontrollen geregelt sind und welche Laufzeit gilt – nicht nur auf den Monatspreis.
Wann sollte ich mit der Ausschreibung beginnen?
Rechtzeitig vor dem gewünschten Start bzw. vor Ablauf der Kündigungsfrist des bisherigen Vertrags, damit Zeit für Besichtigungen und den Vergleich bleibt.